Home Logistics 3 PL Care sunt cele mai mari centre de cost în interiorul unui depozit și cum le poţi eficientiza?

Care sunt cele mai mari centre de cost în interiorul unui depozit și cum le poţi eficientiza?

Care sunt cele mai mari centre de cost în interiorul unui depozit și cum le poţi eficientiza?

Centrele de cost într-un depozit se pot împărți în patru mari categorii: clădire, oameni, materiale, utilaje. 

Paul Niţă, Site Director – ID Logistics

Sunt convins că majoritatea dintre noi își cunoaște destul de bine centrele de cost din viaţa de zi cu zi: chiria (sau rata la bancă), alimentele, întreţinerea confortului și sănătatea sunt cele mai importante și ne putem face o idee despre cât cheltuim lunar cu fiecare dintre ele. Mai mult, fiecare dintre noi se gândește cum poate face să își optimizeze aceste cheltuieli astfel încât să mai salveze din buget pentru alte direcţii … poate ceva mai plăcute (vacanţe, diverse gadget-uri, investiţii, etc). De ce nu am putea face același lucru și cu depozitul nostru? Ce ne împiedică? Principiile sunt aceleași doar capitolele și sumele diferă. Știm cu toţii că toate companiile se bucură atunci când reușesc să salveze unele costuri (rezultate mai bune, imagine mai bună, posibilităţi mai multe, etc), însă pentru fiecare dintre noi evitarea risipei poate aduce multe satisfacţii personale chiar dacă nu se monetizează imediat. Risipa într-un depozit apare în aproape toate activităţile și în foarte multe cazuri nu este identificată de personalul implicat în operaţiuni (pădurea nu se poate observa din cauza copacilor), însă un ochi avizat cu siguranţă va reuși să o surprindă și mai departe poate să o și elimine. Ca și centre de cost într-un depozit, putem să le împărţim în patru mari categorii, iar mai apoi în subcategorii , expuse în tabelul de mai jos.

La o primă privire lucrurile nu sunt așa de complicate și poate mulţi dintre noi nu cunoaștem prea bine valorile lunare, însă odată aflate, este foarte posibil să avem câteva surprize negative. De exemplu, contravaloarea foliei consumate lunar într-un depozit este egală cu valoarea unui apartament nou cu 2 camere…

Urmând principiul “nu poţi controla ceea ce nu poţi măsura” recomand tuturor cititorilor cu responsabilităţi în zona de depozitare să își afle aceste costuri (din contabilitate, HR, administrativ, etc) astfel încât acţiunile de optimizare să fie dirijate acolo unde este o reală nevoie, nu unde “ni se pare nouă” (de exemplu: reducerea costurilor cu hârtia igienică poate salva 300 lei/luna însă demotivarea angajaţilor generată de această reducere poate costa suplimentar compania peste 3.000 lei/lună). Ca și procente, din experienţă aș putea să împart cele patru categorii , așa cum pot fi identificate din graficul alăturat:

Cifrele de mai sus nu reprezintă o regulă universal valabilă, ci doar o constatare personală în urma experienţei; vă rog să nu le consideraţi obligatorii sau posibil eronate! În funcţie de activitatea din fiecare depozit, procentele pot varia foarte mult (de exemplu într-un depozit unde rulajele sunt foarte mici, costul cu oamenii este în jur de 10-15%, iar cel cu clădirea in jur de 70%). Nu ne trebuie mult să constatăm care sunt cele mai importante categorii, nu?

În mod normal focusul nostru merge către categoriile cele mai importante, însă nu trebuie să uitam complet de restul categoriilor; posibil ca risipa să se întâmple în procente foarte mari în categoriile mici din simplul motiv că “nimeni nu s-a interesat”. Ar trebui sa analizăm în detaliu cele două categorii forte importante: clădirea și oamenii.

Clădirea

În mod normal cel mai mare cost cu clădirea este chiria sau valoarea deprecierii (în cazul proprietăţii). Valoarea lunară este direct proporţională cu:

  •   Tipul și vârsta clădirii (clasa A sau inferioară, hala metalică cu înălţime mică, pereţi zidărie, etc)
  •   Suprafaţa clădirii
  •   Dotările clădirii (sprinklere, rezistenţă podea, dimensiunea platformei exterioare de încărcare/descărcare și parcarea de camioane, etc)

Această valoare se obţine din calcule financiar contabile ce furnizează sume fixe pe perioade lungi (nu pot fi influenţate lunar prin deciziile noastre) așa că le vom considera “de facto” și nu ne vom concentra pe ele.

În schimb utilităţile și reparaţiile sunt la îndemâna noastră: consumul nejustificat de curent electric se poate reduce prin instalarea tehnologiei LED și a senzorilor de mișcare. Consumul de gaze (sau orice combustibil necesar încălzirii) este influenţat foarte mult de temperaturile exterioare, iar noi nu putem face decât să diminuăm (de exemplu, pe timpul iernii rampele nu trebuie deschise și închise decât atunci când camionul este deja tras la rampă – se evită intrarea aerului rece, la fel ca acasă). Reparaţiile sunt complet la îndemâna noastră: ceea ce distrugem, plătim. În cazul în care unii colegi sunt dezinteresaţi de acest aspect și deteriorează părţi ale clădirii (exemplu: uși secţionale, rame de uși, mobilier de vestiar, etc), îi putem face atenţi prin prezentarea pierderilor provocate de ei și mai apoi prin penalizarea greșelilor. Dacă nu putem influenţa costul lunar cu chiria clădirii, nu ne putem duce decât către optimizarea gradului ei de ocupare astfel încât să putem depozita cât mai multă marfă (în acest fel vom optimiza costul per palet sau per unitate de depozitare). Gradul de umplere se poate calcula foarte ușor, și anume împărţind două valori:

Simplist, dacă avem un depozit cu capacitate de depozitare de 10.000 paleţi (dimensiuni euro, rafturi convenţionale) și în stoc găsim 7.103 paleţi, înseamnă că avem un grad de ocupare de 71%. Creșterea gradului de ocupare se poate face prin:

  •   Depozitarea unui volum mai mare de produse;
  •   Renunţarea la o parte de depozit (dacă este cazul);
  •   Re-alocarea unor zone de depozit pentru alte tipuri de activităţi (exemplu: value added services)

Oamenii

Așa cum știm toţi, cea mai importantă resursă a unei companii o reprezintă oamenii; nu există companie fără angajaţi și nu există acţiune în interiorul unei companii fără prezenţa unui om. Optimizarea costurilor cu oamenii de fapt se referă la optimizarea timpului de lucru al fiecărui om. Salariul lunar (sau costul companiei dacă includem toate cheltuielile legate de salariat) se poate împărţi la numărul de ore lucrate în luna respectivă, adică putem vorbi de un cost per oră. Din acest principiu putem trage concluzia că fiecare oră nefolosită reprezintă o risipă și ar trebui să identificăm metode pentru a o reduce. Reducerea salariilor sau a oricăror beneficii (bonuri de masă, zile de concediu, asigurări medicale, prime, etc) nu este sub nici o formă înţeleasă ca optimizare de costuri, ci mai degrabă ca restructurare în condiţii economice foarte dificile. În cele 21 de zile lucrătoare (într-o lună completă) ar trebui să avem disponibile 157,5 de ore de producţie și 10,5 ore pauze (30 min/zi pauza de masă, 7,5 ore producţie), însă realitatea nu este chiar așa …

Tot din experienţă, orele se împart după cum urmează:

Pauzele nepermise conţin întârzierile la vestiar, prelungirea nejustificată de 5-10 min a pauzei de masă, pauze suplimentare pentru “odihnă”, etc, și sunt provocate exclusiv de salariaţi. Staţionarea nepermisă reprezintă timpul pierdut în timpul activităţii pentru a discuta cu câţiva colegi și este de asemenea provocată de angajaţi. Așteptarea în activitate se datorează unor erori de coordonare și obligă angajaţii să aștepte fie uneltele de lucru, fie front de lucru sau chiar eliberarea culoarului de trecere. Dacă pauzele și staţionarea nepermise sunt foarte dificil de eliminat, așteptarea în activitate se poate minimiza aplicând diverse metode de eficientizare (sau creștere a productivităţii) acolo unde este nevoie. Concentrarea pe risipă înseamnă mai exact eliminarea timpului de așteptare asftel încât timpul de producţie să crească la peste 80%; abia atunci putem spune că avem procese productive.

În încheiere, un sfat simplu care vă poate aduce foarte multe informaţii: când sunteţi în depozit folosiţi-vă telefonul mobil (smartphone) pe post de cronometru pentru măsurarea timpului colegilor direct productivi; veţi fi uimiţi de cât de multe veţi descoperi. Dacă reușiţi să și documentaţi aceste descoperiri, eliminarea risipei în depozit va fi la fel de simplă ca și acasă.

Close