Termenul de „conformitate vamală”, deși este folosit în diverse documente oficiale elaborate de cele mai importante instituţii internaţionale, cum ar fi Organizaţia Mondială a Vămilor, Organizaţia Mondială a Comerţului, nu are  o definiţie clară.

„International Compliance Association” descrie conformitatea prin capacitatea de a acţiona în baza unei decizii sau hotărâri, unui set de reguli sau unei solicitări. În plan general, putem vorbi despre conformitate cu regulile, normele externe care sunt impuse unei organizaţii în ansamblu şi conformitatea sistemelor interne de control care sunt aplicate pentru a obţine respectarea normelor exterioare.

Funcţiile principale ale unui departament de conformitate (compliance) ar trebui să fie cele de prevenţie, identificare şi monitorizare a riscurilor, consiliere a companiei cu privire la regulile şi controalele ce se impun şi de a rezolva cât mai urgent non-conformitaţile care apar.  Conformitatea vamală poate fi caracterizată de abilitatea și obligaţia părţilor implicate în comerţul internaţional de mărfuri de a acţiona cu respectarea legislaţiei şi reglementărilor vamale, a procedurilor și cerinţelor aferente.

În practică, rolul conformităţii vamale este unul complex necesitând o cunoaștere temeinică nu numai a legislaţiei, ci și a normelor conexe ce ţin de reglementările fiscale, siguranţa alimentelor, controlul fitosanitar, precum de regimurile de import, export şi tranzit al produselor chimice şi al celor cu dublă utilizare (civil şi militar), etc.

Schimbarea constantă a legislaţiei impune companiilor să implementeze sisteme și proceduri adecvate pentru a împiedica sau minimiza plata unor penalităţi. Companiile care nu înţeleg prevederile legale sau nu le aplică corect se pot confrunta cu reducerea sau chiar întreruperea activităţii de comerţ internaţional. La polul opus există numeroase firme în care optimizarea proceselor integrate de departamentele de conformitate vamală duce la economii importante, transformându-le dintr-un centru de cost într-unul de profit.

Aruncând o scurtă privire asupra mediului politic și economic actual, vedem că respectarea conformităţii vamale joacă un rol mai important ca oricând. În acest context putem aminti cele aproximativ 400 acorduri internaţionale de comerţ liber ratificate, dintre care UE are un număr peste 40, despre negocierile Brexit şi de implementarea  până la sfârşitul anului 2020 a Codului Vamal al Uniunii. Domeniile cheie vizează produsul comercializat, partenerul de business, ţara de tranzacţie, riscurile în supply-chain şi nu în ultimul rând acurateţea declaraţiei vamale. Analizând produsul identificăm pilonii conformităţii vamale: clasificarea tarifară, originea şi valoarea în vamă.

Respectarea tuturor legilor, regulilor și regulamentelor menţionate constituie o chestiune de mare responsabilitate pentru managerii departamentului de conformitate vamală, pentru a evita în primul rând riscurile asociate cu „non-compliance”, dar și pentru a aplica la anumite regimuri preferenţiale care facilitează și simplifică activităţile comerciale și logistice.

Politicile de bază după care ar trebui să se ghideze un asemenea sector de activitate sunt:

• găsirea soluţiilor practice pentru a intra în posesia actulizărilor şi analizelor legislative;
• înţelegerea şi aplicarea co rectă a tuturor cerinţelor ce guvernează importulexportul mărfurilor;
• definirea unui sistem de control (de ex. audit intern şi extern, manual calitate)  pentru a se asigura că aceste cerinţe sunt îndeplinite;
• instaurarea unui contact permanent pentru un dialog constructiv cu reprezentanţii va mali şi/sau autoritatea vamală.

Atunci când vrem să construim o imagine completă şi pragmatică a procesului de management al riscului trebuie să luăm în considerare activitatea firmelor certificate AEO versus cele non-AEO. În ciuda faptului că cei care nu deţin acest statut au sistemele și controalele atent studiate,  clar definite, bine pregătite, ei pot avea breșe ale conformităţii în comparaţie cu operatorii economici autorizaţi.

Conceptul AEO ar trebui să asigure un flux eficient al mărfurilor într-un lanţ logistic mai sigur care are instituite măsuri de securitate de la un capăt la altul al lanţului logistic. Fiind recunoscut ca şi AEO, un partener de încredere, va deveni un avantaj competitiv, cu valoare adăugată, prin beneficiile exclusive oferite de acestă certificare. Solvabilitatea, păstrarea evidenţelor, calificările profesionale și standardele practice de competenţă sunt criteriile generale de acordare a certificării AEO, iar conformitatea vamală simbolizează condiţia de bază.

La începutul anului 2018 s-au împlinit 10 ani de când certificarea AEO  a devenit un standard în tot spaţiul UE, acest lucru fiind stabilit la data de 1 ianuarie 2008, prin rezoluţiile Comisiei Europene. Codul Vamal al Uniunii (CVU) a transformat radical imaginea operatorului economic autorizat, care  beneficiază de facilităţi legate de securitate şi siguranţă, are acces la simplificări semnificative în comparaţie cu legislaţia anterioară şi deţine un parteneriat privilegiat cu autoritatea vamală. Acest nou Cod, definit de eficientizarea legislaţiei și a procedurilor vamale, oferă oportunităţi importante pentru companiile cu statut de AEO , justificând pe deplin credibilitatea operatorului şi posibilitatea reprezentantului vamal să presteze servicii într-un alt stat membru decât cel în care este stabilit. Pentru companiile prestatoare de activităţi logistice, nu va exista o variantă de rezervă, mai ales că, în esenţă, CVU  este caracterizat printr-un sistem dual-track care acordă canale preferenţiale pentru AEO, spre deosebire de firmele necertificate care trebuie parcurgă procedurile vamale standard. Indiscutabil un asemenea model cu constrângerile operaţionale deja menţionate, inclusiv obligaţiile de control și de audit, a devenit un tablou perfect pentru procedurile paperless. CVU rezervă accesul exclusiv celor AEO la următoarele operaţiuni simplificate: vămuirea centralizată, autoevaluarea şi folosirea unei garanţii globale cu un cuantum redus sau chiar exonerare de garanţie. Nu ar trebui să neglijăm dificultăţile prin care „construieşte” acest standard şi mai presus de orice o constituie menţinerea lui prin monitorizarea proceselor interne şi activităţii partenerilor.

Controlul subcontractanţilor, pentru care AEO este în permanenţă responsabil, reprezintă o sarcină obligatorie. Se spune că puterea unui lanţ (în acest caz lanţ logistic) se măsoară prin puterea celei mai slabe verigi din componenţa sa, iar orice întrerupere ar face ca întregul proces să fie invalid. În mod evident, faptul că sunteţi un AEO și subcontractaţi o parte din activitatea de logistică unei companii care nu este AEO, poate minimiza principiile de securitate şi siguranţă la care aţi aderat. Astfel, subcontractanţii trebuie nu numai să fie aprobaţi, ci și să fie controlaţi și auditaţi în mod regulat pentru a se asigura că serviciile lor sunt corecte și rămân valabile, declaraţia de securitate înlăturând orice urmă de îndoială în acest caz.

Certificarea AEO a devenit un element cheie şi o cerinţă principală în cadrul licitaţiilor internaţionale de servicii logistice, constituind un etalon pentru măsurile de securitate şi siguranţă aplicate în supply-chain, un indicator sugestiv al unui management vamal corespunzător devenind principalul instrument pentru măsurarea şi „apărarea” conformităţii vamale.