Contractarea serviciilor de transport este o componentă esențială în gestionarea eficientă a lanțului de aprovizionare. Odată cu transformarea digitală prin care trec companiile și adoptarea noilor tehnologii din nevoia de a avea o mai bună vizibilitate pe întregul lanț logistic, și managementul licitațiilor de transport face pași importanți către digitalizare.

Într-un interviu cu Paul Modrach, Senior Tender Manager în cadrul InstaFreight, o companie de freight forwarding digital din Germania, cu peste 12.000 de companii de transport integrate în platforma sa online, am discutat despre accelerarea proceselor de digitalizare în tender management în era post-coronavirus, exemple de bune practici în managementul licitațiilor în transport, instrumente digitale și trenduri care transformă acest domeniu.

Paul conduce departamentul de tender management al startup-ului german din noiembrie 2019 și spune că o mare parte a muncii departamentului său include procesarea datelor clienților și crearea de soluții personalizate pentru partenerii companiei.

Intermodal&Logistics: Care a fost impactul COVID-19 asupra proceselor de management al licitațiilor de transport? Vom vedea o accelerare a digitalizării în acest domeniu?

 Paul Modrach: La finalul lunii martie și începutul lunii aprilie am văzut o modificare drastică a capacităților de transport și a resurselor – în timp ce clienții din industrie și-au redus drastic activitățile de transport, mulți dintre cei din retail și industria alimentară au avut o creștere în cerere și au deschis parțial noi rute sau chiar legături comerciale complet noi. Ne-am confruntat cu provocarea de a redistribui capacitățile de transport existente la scară largă și într-un timp foarte scurt. Mulți clienți foarte mari și-au anulat sau amânat negocierile strategice și, în același timp, am observat o creștere pentru transporturile spot. Mulțumită rețelei noastre de peste 12.000 de transportatori și algoritmului sofisticat am reușit să răspundem tuturor cerințelor de capacitate ale clienților.

Cu siguranță unul dintre efectele acestei crize va fi acordarea unei atenții sporite aspectului de calitate în selectarea freight forwarderilor pentru a asigura capacitatea de transport în condiții de piață turbulente. Clienții ar putea să se îndrepte către distribuția capacităților de transport, iar o parte din volume ar putea fi direcționate către piața spot pentru a rămâne flexibili fără o planificare a volumelor. Cu siguranță vom vedea un impact asupra modului în care companiile administrează schimburile comerciale și informații despre rute, pe măsură ce au nevoie de flexibilitate, iar managementul de criză cere un schimb de informații inteligent, de exemplu prin stabilirea de infețe API între părțile implicate.

Intermodal&Logistics: Cum arată un proces de licitație 100% digital și cât de departe se află companiile europene de acest obiectiv?

Paul Modrach: Un proces de licitație complet digital asigură integritatea și calitatea informațiilor de la început până la final, de la primirea cererii și până la depunerea ofertei. Un proces 100% digital definește un standard care traduce cu precizie structura individuală a informațiilor clientului într-un format standard și utilizează date analitice și metode științifice pentru a evidenția informațiile  referitoare la rute și servicii în timpul proiectării soluției și a fazei de determinare a prețurilor.

În ultimii ani, am remarcat faptul că tot mai multe companii au câștigat cunoștințe prin extragerea datelor relevante și punerea acestora la dispoziția tuturor părților implicate. Cu toate acestea, încă există un potențial imens de standardizare în industria de transport marfă, care ar putea fi accesat prin mai multe inițiative de digitalizare, de exemplu prin definirea unui standard informațional la nivel de industrie și o utilizare la scară largă a platformelor online de licitații.

Intermodal&Logistics: Ne poți oferi un exemplu de bune practici în acest domeniu sau un sfat pentru expeditori pentru a-și îmbunătăți modul de realizare al licitațiilor? Care sunt cei mai subestimați KPI sau elemente care ar putea aduce economii importante sau eficiențe în lanțurile de aprovizionare?

Paul Modrach: Schimbarea de perspectivă este o metodă extraordinară pentru a-ți testa propriile procese. Un proces proiectat pentru a fi îmbunătățit mai departe de companiile de transport și de expediții va livra cele mai bune rezultate.

 În primul rând, descrierea serviciilor ar trebui să fie cât mai concisă cu putință, iar cerințele critice să fie evidențiate acolo unde este nevoie. Documentele de licitație ar trebui standardizate sau realizate după un standard al industriei, cum ar fi codul ISO de 2 cifre ale fiecărei țări. Mai mult, statisticile de volume ar trebui consolidate la nivel de rută și ar trebui furnizate indicații cu privire la fluctuațiile sezoniere. În plus, companiile de mari dimensiuni ar trebui să ia în considerare utilizarea de instrumente electronice – e-tendering- pentru a accelera procesul de licitații pentru toate părțile implicate. Pe parcursul celei de-a doua runde de licitație și în celelalte stadii avansate ale negocierilor, în mod ideal, companiile de transport și casele de expediții ar trebui să primească un feedback cantitativ privind competitivitatea acestora pentru fiecare rută.

Intermodal&Logistics: Care sunt în acest moment cele mai importante trenduri în managementul licitațiilor de transport și care dintre acestea vor continua să rămână relevante?

Paul Modrach: Ca și freight forwarder digital, vedem un potențial enorm în conectarea tuturor clienților, rutelor, licitațiilor și informațiilor de planificare în faza de management al licitațiilor și căutăm activ să creăm soluții de referință în această direcție. Credem că procesele de luare a deciziilor vor deveni tot mai automate, iar forwarderii trebuie să se adapteze acestei dezvoltări prin crearea de soluții și modele de stabilire a prețurilor care iau în considerare toți factorii relevanți, utilizând date în timp real din sursele repartizate. Prin împărtășirea în mod dechis a informațiilor neprelucrate privind cererea de transport și materiale, pot fi elaborate structuri de licitații și scenarii de atribuire cu ajutorul metodelor AI. Pe de altă parte, forwarderii s-ar putea baza pe informații detaliate și ar putea aloca cu precizie capacitățile de transport acolo unde clienții au nevoie.

Intermodal&Logistics: Care este, în opinia ta, cel mai important instrument tehnologic pentru un management eficient al licitațiilor?

Paul Modrach: InstaFreight utilizează baze de date pentru a stoca sistematic toate datele colectate despre rute licitate, transporturi active și evoluția factorilor de cost. SQL și metodele de date analitice ne permit să conectăm aceste surse de informații în mod flexibil. Utilizăm tehnici de grupare și modele de regresie pentru a deduce indicații de preț și cost și în acest moment analizăm cum pot algoritmii de machine learning să previzioneze evoluția factorilor de cost pe anumite rute de transport. Cred că viitorul planificării și optimizării în supply chain este digital, iar noi suntem una din companiile care deschid drumul către acest viitor.