Într-un peisaj economic tot mai volatil, în care cerinţele clienţilor cresc și lanţurile de aprovizionare sunt supuse presiunilor constante, funcţia de achiziţii își redefinește rolul în cadrul companiilor. A face achiziţii în 2025 nu înseamnă doar „a cumpăra”.

Funcţia de achiziţii devine un partener strategic în afacere, care creează valoare, optimizează costurile și contruibuie la construirea unui lanţ de aprovizionare rezilient.Iar pentru a reuși, companiile trebuie să se bazeze pe date concrete și indicatori de performanţă (KPI-i) bine definiţi. KPI-i (Key Performance Indicators) sunt valori măsurabile care ajută companiile să evalueze eficienţa și impactul activităţilor de achiziţii și oferă o imagine clară asupra performanţei echipei, evidenţiază ineficienţele și aliniază eforturile cu obiectivele generale ale companiei. În termeni simpli, KPI-i răspund la întrebări precum:

• ­ Obţinem cel mai bun raport calitate/preţ de la furnizori? ­
• Gestionăm eficient ciclul de achiziţie? ­
• Suntem aliniaţi la obiectivele de sustenabilitate și economisire?

Care sunt KPI-i în achiziţii?

KPI de cost – măsoară eficienţa financiară

• Cost Saving (Economii generate) – Acest KPI evaluează rezultatele acţiunilor precum renegocierea contractelor, schimbarea furnizorilor sau îmbunătăţirea proceselor. Este un KPI important întrucât economiile directe susţin sănătatea financiară și creează spaţiu pentru investiţii strategice. Economiile se reflectă în reduceri reale de cheltuieli obţinute prin negocierea cu furnizorii, îmbunătăţirea proceselor sau surse alternative.

Formula: Cost de referinţă – Cost actual

• Procurement ROI (randamentul investiţiilor în achiziţii) – Este un KPI care măsoară cât de eficient transformă echipa de achiziţii bugetul în valoare adăugată și justifică investiţiile în personal, software sau tehnologii de achiziţii. Un ROI pozitiv arată că funcţia aduce mai mult decât costă. Include atât economiile reale, cât și costurile pe care compania le-a economisit prin acţiuni proactive: de exemplu, evitarea penalităţilor, blocajelor de aprovizionare sau fluctuaţiilor de preţ.

Formula: (Economii totale + Costuri evitate) / Costuri de achiziţie

• Cost Competitiveness (Competitivitatea preţurilor) Acest KPI se bazează pe comparaţia constantă între preţurile proprii și cele din industrie. Competitivitatea preţurilor ajută companii să evite cheltuielile excesive și să menţină o poziţie solidă pe piaţă în faţa concurenţei.

Formula: (Preţ furnizor / Preţ de referinţă al pieţei) × 100

KPI pentru gestionarea cheltuielilor 

• Spend under management (Cheltuieli gestionate activ) – Acest KPI măsoară procentul din buget gestionat strategic de departamentul de achiziţii. De exemplu, dacă o companie are un buget total de 10 milioane EUR și doar 6 milioane sunt gestionate prin politici clare de achiziţie, valoarea acestui KPI este de 60%. Un procent mic înseamnă că prea multe achiziţii sunt făcute necontrolat, adesea cu preţuri mai mari și termeni nefavorabili.

Formula: (Cheltuieli gestionate / Cheltuieli totale) × 100

• Tailspend( Analiza cheltuielilor mici și ocazionale) Arată cât din buget este cheltuit pe achiziţii mici, deseori ignorate – de exemplu, comenzi de birou, echipamente IT sau servicii ad-hoc. Deși fiecare e mică în valoare, adunate pot ajunge la sume semnificative și pot ascunde risipă. Reducerea tail spendului duce la consolidare, automatizare și economii prin contracte-cadru sau achiziţii centralizate.

Formula:(Cheltuieli mici / Cheltuieli totale) × 100

­ KPI pentru performanţa furnizorilor 

• Supplier compliance rate (Rata de conformitate a furnizorilor) Măsoară procentul livrărilor care respectă termenii contractuali. Include punctualitatea, calitatea produsului și respectarea cantităţilor. Dacă din 100 de livrări, 90 au fost conforme, KPI-ul este 90%. Este important pentru că un furnizor constant reduce întârzierile, costurile suplimentare și riscurile legale.

Formula: (Livrări conform cerinţelor / Total livrări) × 100

• Supplier defect rate (Rata de produse defecte) Măsoară procentul livrărilor cu produse sau servicii neconforme. Orice produs deteriorat, livrat greșit sau sub standardul agreat intră aici. Un procent ridicat poate indica lipsa controalelor de calitate la furnizor sau o relaţie contractuală slabă. Produsele neconforme duc la întreruperi în producţie, pierderi de încredere și reclamaţii.

Formula: (Livrări defecte / Total livrări) × 100

• Supplier availability & lead Time (Disponibilitate și timp de livrare) Măsoară disponibilitatea – frecvenţa cu care furnizorul livrează la timp și numărul mediu de zile de la comandă la livrare. Sunt doi KPI esenţiali pentru planificarea producţiei și prevenirea stocurilor critice. Performanţa logistică a furnizorului influenţează direct operaţiunile interne și satisfacţia clienţilor.

Formula: (Comenzi livrate la timp / Total comenzi) × 100

KPI operaţionali 

• Purchase order cycle time (Ciclul de achiziţie al comenzii) Măsoară timpul total necesar pentru a finaliza o comandă de achiziţie – de la creare până la aprobare finală și livrare. Se măsoară prin monitorizarea timpului mediu de la momentul creării comenzii de achiziţie până la livrarea către furnizor. Acest KPI reflectă eficienţa procesului de achiziţii. Un timp mai scurt înseamnă operaţiuni mai fluide și achiziţii rapide, iar un timp mai lung sugerează potenţiale întârzieri, probleme de comunicare sau blocaje în process.
• Emergency purchase ratio (Rata achiziţiilor de urgenţă) Acest KPI măsoară procentul achiziţiilor neplanificate sau urgente în comparaţie cu totalul achiziţiilor, cauzate de lipsa planificării sau cererea neașteptată

Este important de monitorizat întrucât o rată ridicată indică probleme de planificare, deficienţe în previziune sau disfuncţionalităţi în lanţul de aprovizionare. Achiziţiile de urgenţă sunt adesea mai costisitoare, afectează operaţiunile și tensionează relaţiile cu furnizorii. În plus, menţinerea unei rate scăzute sprijină controlul bugetar și stabilitatea operaţională.

Formulă: Rata achiziţiilor de urgenţă (%) = (Număr achiziţii de urgenţă / Total achiziţii) × 100