Transwide este o platformă TMS în cloud ce oferă un punct unic pentru conectivitatea între soluţia ERP (Enterprise Resource Planning) a expeditorului şi reţeaua de transportatori pe care se bazează pentru a transporta marfa.

Barry Callebaut este unul din cei mai mari producători de ciocolată de înaltă calitate din lume. Numai în Europa de la fabricile sale către clienţii de pe întregul continent au loc peste 250.000 de livrări, totalizând mai mult de 500.000 de tone de ciocolată.

Willy Raemdonck, în calitatea sa de European Logistics Manager, supervizează întregul lanţ logistic și, pentru a coordona livrările, are o echipă de 5 planneri la sediul central din Belgia, precum şi 18 şoferi pentru flota proprie, plus o mare reţea de transportatori şi logisticieni contractaţi. Un alt atu pentru monitorizarea transporturilor este și Transwide, TMS în cloud.

„Evoluţia afacerii a însemnat extinderea în toată Europa, cu un punct de livrare în Marea Britanie, unul în Germania, unul în Polonia, două în Franţa, unul în Spania, două în Italia şi unul în Belgia şi, având un număr de transportatori în creştere, obiectivele şi logistica au devenit mai complicate. Aveam nevoie de o platformă mai bună pentru comunicarea între Barry Callebaut şi transportatorii noştri.”

Comunicare uşoară cu transportatorii

Transwide este o platformă TMS în cloud ce oferă un punct unic pentru conectivitatea între soluţia ERP (Enterprise Resource Planning) a expeditorului şi reţeaua de transportatori pe care se bazează pentru a transporta marfa. În timp, a devenit parte integrantă a strategiei de transport din cadrul Barry Callebaut. “În cadrul companiei Barry Callebaut lucrăm în propriul SAP, dar transportatorii noştri au alte sisteme.” continuă Raemdonck. “Nu aveam un standard pentru interfaţarea dintre SAP şi reţeaua noastră de transportatori, astfel că soluţia ideală pentru noi a fost Transwide.” Barry Callebaut nu are instrucţiuni standard pentru livrare pentru că produsul finit este ciocolata lichidă. Transportul acesteia generează un ecosistem fragil şi imprevizibil, întrucât nu poate fi transportată pe distanţe lungi și necesită manipulare cu grijă. Produsul este mutat în containere ultramoderne din oţel inoxidabil, care trebuie să indeplinească cele mai înalte standarde de igienă şi siguranţă alimentară. Este nevoie o planificare riguroasă și de costuri logistice importante pentru transportul produselor de la punctul A la punctul B, mai ales când clienţii finali sunt mari jucători de pe piaţa dulciurilor, cum ar fi Kellogg’s, Unilever and Mars. “Dacă vrei să lucrezi cu aceste companii, trebuie sa fii sigur că eşti printre cei mai buni, altfel colaborarea nu va funcţiona.”

Transwide a oferit posibilitatea companiei Barry Callebaut să aibă succes în colaborarea cu clienţii prin transmiterea cu uşurinţă şi rapiditate a indicaţiilor complexe de transport, aferente expediţiilor sale, către transportatori, care ar putea fi neobişnuiţi cu specificaţiile unui anumit client. Transwide nu doar că stabilește bune practici în activitatea de transport, dar se asigură că îşi îndeplineşte rolul comercial în relaţia cu clienţii. “Fiecare client din sistemul nostru SAP are un set unic de cerinţe,” spune Raemdonck. “Pompe diferite, compresoare, chiar şi limba în care comunică şoferul. Fiecare element din lanţ trebuie acoperit. Cu Transwide, informaţiile sunt trimise direct din fişierul master SAP către computerele on board ale șoferilor.

Îmbunătăţirea acurateţii şi a timpului de procesare a facturilor a dus la creşterea cash-flow-ului

Una din cele mai mari provocări ale celor de la Barry Callebaut este „greutatea distribuită”. Transferul de ciocolată în formă lichidă este un proces delicat. Inevitabil, o parte din produsul transportat se va lipi de pereţii cisternei, aşa că apar discrepanţe între greutatea iniţială încărcată in camion şi cea care ajunge în final la client. În trecut, trebuiau să aştepte CMR-ul semnat cu greutatea descărcată la client pentru a introduce datele manual în SAP. Acum, datele sunt transferate instantaneu, via Transwide, iar clienţilor li se poate emite factura exactă la câteva minute după livrare. “Ne aşteptăm ca transportatorul să înregistreze greutatea descărcată imediat” spune Raemdonck. “Acest lucru poate fi făcut din computerul on-board la staţia de cântărire, iar datele intră direct în Transwide. Astfel, ştim la momentul descărcării ce cantitate de produs s-a livrat. Acest lucru a îmbunătăţit semnificativ timpul de procesare al facturilor şi acurateţea lor, şi, de asemenea, a crescut cash-flow-ul.”

Sistemul de Management al Costurilor de Transport îmbunătăţeşte acurateţea şi generează economii semnificative

Modelul de facturare al vastei reţele de transportatori a celor de la Barry Callebaut este departe de a fi simplu. Bugetele planificate penru transport sunt mereu depășite de costu rile adiţionale pe care trans portatorii le acumulează în timpul livrării: încărcări la sfârşit de săptămână, opriri suplimentare, taxe de curăţare si altele. Acestea pot modifica semnificativ factura finală. Activităţile contabile aferente acestor costuri adiţionale au deve nit o povară astfel că Barry Callebaut a devenit primul client Transwide care a implementat sistemul de Management al Costurilor de Transport (Freight Cost Management).

“Cu Transwide, transportatorul poate solicita costuri suplimentare legate de livrare şi poate încărca documente pentru a susţine respectivele cereri. Noi putem apoi să acceptăm sau să refuzăm aceste costuri şi informaţia este trimisă direct în SAP. Sistemul a contribuit de asemenea la o mai mare transparenţă şi încredere în relaţia dintre expeditor şi transportator.” Modulul de Costuri nu numai că a îmbunătăţit eficienţa, dar a adus şi economii semnificative. Raemdonck spune că economiile companiei au fost între 1 şi 1,5% din costurile de transport. Pe parcursul a 25.000 de expediţii pe an, acestea cumulează sute de mii de euro. Mai important, Transwide a redus presiunea pusă pe echipa de planificare a lui Raemdonck. Înainte de implementarea soluţiei de gestionare a costurilor, urmărirea costurilor suplimentare pentru fiecare comandă era un efort considerabil.

Combinaţia dintre viteză şi fiabilitate creează un avantaj competitiv

Willy Raemdonck a văzut multe schimbări pe parcursul ultimelor două decenii, dar o constantă a fost politica Barry Callebaut de a pune clientul pe primul loc. “Este un lucru bun că avem procese eficiente, pentru că afacerea este în creştere.” Raemdonck crede că în ultimii 2 ani clienţii au devenit mai pretenţioşi şi timpii de livrare din ce în ce mai reduşi nu lasă marjă de eroare. “Dacă, să spunem, durata normală de la primirea comenzii la „ciocolată pregătită” este de 4 zile, am constatat că până la 25% din clienţii noştri solicită un timp de întoarcere mai mic de trei zile. Aşadar, avem nevoie de o comunicare rapidă între Barry Callebaut şi toţi partenerii noştri. Avem nevoie de sisteme bune şi stabile unde schimbul de date cu transportatorul este extrem de fiabil. Nu are rost să fii cel mai rapid, dacă nu ai calitate. Vrem să fim percepuţi de client ca precişi şi profesionişti în tot ceea ce facem.”

„Modulul de management al costurilor de transport din este un pas spre pre-facturare. Reduce semnificativ discrepanţele şi greşelile pe care deja le minimizasem. Graţie Transwide acum avem nu numai un mecanism de facturare mai rapid, avem regularizări mai bune şi o mai bună vizibilitate asupra costului serviciilor prestate către clienţii noştri.“ Willy Raemdonck, European Logistics Manager – Barry Callebaut