Lumea logisticii nu este nici pe departe atât de simplă cum poate părea din afară, iar rolul managerilor de logistică sau, mai bine zis, sarcinile acestora sunt diferite de la o companie la alta, însă există câteva trăsături şi aptitudini comune, extrem de importante. Abilitatea de a lua decizii rapid, de a anticipa trendurile şi de a previziona, gândirea analitică, atenţia la detalii, abilitatea de a relaţiona bine cu oamenii sunt doar câteva dintre acestea.

În plină campanie de Black Friday, Oana Ciortea, directorul de logistică al OTTER Distribution ne-a răspuns şi la întrebările pentru rubrica #ProfilDeManager, făcând dovada unei alte aptitudini pe care trebuie să o aibă un manager de logistică, aceea de a jongla permanent cu sarcini multiple.

Oana Ciortea este absolventă a Facultăţii de Drept din cadrul Universităţii Babes-Bolyai din Cluj Napoca şi a descoperit logistica în timpul programului de master în Dreptul Transporturilor pe care l-a făcut în Franţa. “Întrucât obţinerea diplomei de master era condiţionată de efectuarea unui stagiu de trei luni în cadrul unei companii de profil, am ajuns să lucrez în operaţional, iar de aici lucrurile s-au înlănţuit. Descoperisem o poveste nouă, cu un caracter dinamic, cu operaţiuni de o mare complexitate, lucruri care îmi erau relativ necunoscute până atunci.” De la primul contact cu logistica au trecut 17 ani, timp în care Oana a căpătat experienţă în transport, logistică şi managementul depozitelor într-un mediu internaţional, primii cinci ani din cariera sa activând în Franţa. Parcursul profesional include diferite poziții în companii furnizoare de servicii logistice, dar şi companii de producţie sau retail.

Managerul de logistică,”filtru” între departamente

Atunci când am întrebat-o de rolul unui manager de logistică, am primit de la Oana, dincolo de definiţia de “manual”, o perspectivă clară și cuprinzătoare a rolului, respectiv “acela de a susţine în mod activ şi operaţional strategia comercială a companiei şi de a se adapta în timp real tuturor schimbărilor de direcţie care apar în mod firesc, fie dinăuntrul sau din exteriorul companiei. Aş menţiona de asemenea că managerul de logistică joacă un rol de “filtru” între diferite departamente, “clienţi interni”, şi nu în cele din urmă, clienţii externi.”

Însă, în practică lucrurile stau diferit şi sunt mai complexe, căci în cadrul companiei Otter, unul dintre cei mai importanţi retaileri şi importatori de încălţăminte din România, Oana coordonează trei activităţi principale: toate operaţiunile care se desfăşoară în depozitul central din Chiajna, transporturile internaţionale de aprovizionare cu marfă, unde acoperă toate modalităţile de transport, de la rutier, la maritim, aerian şi feroviar, şi distribuţia către magazinele interne din întreaga ţară, cât și către cele externe ( 70 la număr), către clienţii subdistribuitori şi clienţii din mediul online care sunt tot mai numeroşi.

De ce competenţe este nevoie pentru a fi un bun manager de logistică?

“O bună înţelegere tehnică a întinderii responsabilităţilor este primordială”, subliniază managerul de logistică Otter, adăugând că “pe lângă acestea, lucrul cu oamenii presupune să înţelegi care sunt pârghiile motivaţionale ale oamenilor, să ştii să dai feedback constructiv în ciuda dificultăţilor de zi cu zi. Aş mai spune că e important să fii la curent cu ceeea ce se întâmplă în domeniu, pentru a putea ţine pasul cu competiţia şi exigenţele clienţilor.”

În ceea ce priveşte pârghiile motivaţionale utilizate pentru a îmbunătăţi performanţele echipei pe care o conduce, pe lângă bonificaţiile financiare pentru efortul depus în anumite proiecte şi promovarea oamenilor din interior pe poziţiile deschide, Oana Ciortea îi încurajează să evolueze, să înveţe cât mai mult prin participarea la diverse cursuri pe teme de logistică, dar şi de soft skills sau cursuri de limba engleză. Şi îi place să creadă că cel mai important factor motivational este satisfacţia lucrului bine făcut, mai ales că la Otter a găsit o echipă cu experienţă şi foarte dedicată, oameni care au crescut odată cu compania. Însă echipa nu este singura care are nevoie de motivaţie, ci şi “căpitanul” care se confruntă, ca orice alt membru al echipajului, cu momente dificile şi situaţii mai puţin plăcute. “Pe termen mediu/lung, funcţionarea în parametrii aşteptaţi mă motivează, desigur. În munca de fiecare zi, satisfacţia lucrului bine făcut, chiar când e vorba de lucruri aparent mărunte, cum ar fi medierea unui conflict între doi colegi sau reuşita unui proiect.”

 Principii pentru construcţia unei echipe

“Şi la început, ca acum, indiferent de tipologie şi procesele logistice, cred că încrederea în oameni e mereu determinant în succesul unei operaţiuni” spune Oana Ciortea. Şi rămânând fidelă acestui principiu, caută şi apreciază la oamenii nouveniţi în echipa sa caracterul, integritatea, potenţialul evolutiv şi capacitatea de a se integra în echipă. “Competenţele tehnice sunt importante, este minunat să lucrezi cu buni profesionişti, dar pornesc de la ideea că acestea pot fi dobândite sau rafinate în timp, daca există voinţă, în schimb primele nu.”

Provocări şi soluţii … cotidiene

Şi pentru că logistica poate fi definită oricum, numai lipsită de provocări şi dileme ce aşteaptă să fie rezolvate nu, două sunt chestiunile majore cu care directorul de logistică al Otter se confruntă în activitatea curentă: prima este legată de resursele umane, de dificultatea de a găsi oamenii potriviţi şi de a-i integra cu succes. “A doua chestiune este legată de exigenţele mereu în creştere ale pieţei, ale consumatorului, şi de găsirea – ca să nu zic inventarea – de noi resurse şi metode de a ne alinia la ele.”

Pentru a răspunde tocmai acestor exigenţe ale pieţei, anul trecut echipa logistică Otter a fost implicată întrun proiect de extindere a capacităţii depozitului cu 60%, iar în prezent se lucrează la îmbunătăţirea performanţelor sistemului WMS prin noi funcţionalităţi. “Pentru anul viitor ne dorim o investiţie majoră pe partea de echipamente şi automatizări, data fiind creşterea exponenţială a business-ului de online, dar nu numai.”