Sistemul de raportare SAF-T, implementat în 2022 de marii contribuabili, devine obligatoriu și pentru companiile mijlocii de la 1 ianuarie 2023. Mai exact, conform unui proiect de ordin al președintelui Agenției Naționale de Administrare Fiscală (ANAF), cel mult 15.000 de societăți mijlocii se vor conforma, de anul viitor, noilor cerințe de raportare.

Modul în care vor fi selectați contribuabilii mijlocii care intră în sfera de aplicare a raportării SAF-T de la 1 ianuarie 2023 este detaliat în proiectul ANAF, respectiv primii 15.000 din această categorie, în funcție de un indicator calculat după cifra de afaceri, obligațiile fiscale declarate și cheltuielile cu personalul.

După cum arată Raluca Bâldea, Partener, Servicii Fiscale, Deloitte România, într-o notă de informare trimisă Intermodal & Logistics, printre aceștia s-ar putea afla și contribuabili mici, încadrați astfel la 31 decembrie 2021, care intră în categoria contribuabililor mijlocii din 1 ianuarie anul viitor.

Este important de menționat și faptul că cei care nu vor îndeplini criteriile necesare vor putea implementa opțional raportarea SAF-T din ianuarie 2023, însă ulterior nu vor putea renunța. Opțiunea devine efectivă prin depunerea unei declarații informative D406 (SAF-T) validată de ANAF. Dar, ca și în cazul marilor contribuabili, cei nou intrați în sistem vor beneficia de o perioadă de grație de șase luni de la data de referință.

Provocări operaționale identificate la marii contribuabili

Cu toate acestea, implementarea SAF-T continuă să preocupe contribuabilii, atât pe cei care au intrat în sistem în 2022, cât și pe cei care urmează. Complexitatea noii raportări este dată atât de necesitatea adaptării sistemelor interne de date (contabil, financiar etc.), de costurile implicate, de deficitul de personal instruit în acest scop, cât și de dificultățile care țin de partea operațională și de corectitudinea datelor existente la nivelul societăților. Iar din experiența contribuabililor care au implementat sistemul în acest an se desprind câteva exemple de provocări operaționale de detaliu întâmpinate.

Una dintre ele este legată de faptul că informațiile din documentele suport nu sunt întotdeauna corelate cu regulile de validare implementate. De exemplu, în sesiunile de informare, autoritățile au menționat că, în cazul în care se utilizează doar unități de măsură conform standardelor ISO, subsecțiunea privind unitățile de măsură nu trebuie raportată, însă necompletarea secțiunii generează o eroare de validare în momentul depunerii formularului D406 (fișierul standard de control fiscal).

O altă provocare provine din necorelarea informațiilor din diversele module ale sistemului contabil/ERP-ului. De exemplu, utilizarea numărului facturii în rapoartele emise de modulul financiar, în timp ce în rapoartele emise de modulul de vânzări este utilizat numărul comenzii sau alt număr generat pentru livrare, face dificilă raportarea, explică reprezentantul Deloitte România.

În plus, încercarea de automatizare a unor procese care anterior erau derulate manual, în mod eficient, este împovărătoare și inutilă.

Raportarea SAF-T vine cu reguli noi pentru identificarea clientului. Pentru partenerii români, aceasta presupune diferențierea între persoane fizice și persoane juridice, aspect care era irelevant din orice perspectivă până în acest moment.

Totodată, sunt introduse și noi coduri de taxă. Pentru raportarea SAF-T, se solicită alocarea unor coduri de taxă pentru note contabile care anterior se înregistrau în sistemele companiilor fără alocarea unui cod de taxă sau cu alocarea unui cod tehnic, posibil de utilizat pentru orice altă înregistrare contabilă în afara sferei de aplicare a TVA.

Nu în ultimul rând, o provocare este reprezentată și de modul de colectare și de corelare a informațiilor între diverse secțiuni/subsecțiuni SAF-T, cum ar fi între secțiunea GL entries și Source documents (de exemplu, în privința sumelor aferente taxei – TVA și impozit cu reținere la sursă) sau între GL accounts și Customers/Suppliers (de exemplu, în privința soldurilor inițiale și finale raportate), dar și între fișierul SAF-T și celelalte obligații de evidență/raportare (jurnalele de cumpărări/vânzări, decontul de TVA etc.).

Așadar, contribuabilii care urmează să implementeze acest sistem de raportare de la 1 ianuarie 2023 pot folosi aceste informații, desprinse din experiența contribuabililor mari, astfel încât să poată parcurge mai ușor întregul proces. În plus, aceștia trebuie să știe că, pentru automatizarea raportării, au la dispoziție mai multe soluții, cum ar fi cele de tip ADD-ON, în cazul celor care utilizează SAP ca sistem contabil, sau cele ce utilizează fișierele sursă din contabilitate, în cazul celor care utilizează orice alt sistem de contabilitate.